Assistant(e) en charge de l’administration et de la communication (92)

Intitulé de l’offre : Assistant(e) en charge de l’administration et de la communication H/F
Département : 92- Hauts-de-Seine

Offre
Contexte
Arc de Seine Energie est une Agence Locale de l’Energie (ALE) créée au printemps 2008 dans le cadre du programme européen « Intelligent Energy Europe », par la Communauté d’agglomération Arc de Seine et l’OPH Arc de Seine Habitat (membres fondateurs), avec le soutien de l’ADEME et de la Région Île-de-France. L’association regroupe les collectivités locales de son territoire (Communauté d’agglomération et Villes) ainsi que différents acteurs locaux impliqués dans le domaine de l’énergie et/ou de l’habitat (ARENE, bailleurs, SEM d’aménagement, associations de consommateurs, de professionnels du bâtiment, fournisseurs d’énergie…).

Elle a pour mission l’information, la sensibilisation, le conseil et l’accompagnement des habitants, des administrations et des professionnels de la Communauté d’agglomération Grand Paris Seine Ouest (issue de la fusion d’Arc de Seine avec Val de Seine au 1er janvier 2010) dans le domaine de la maîtrise de l’énergie, des énergies renouvelables et de la qualité environnementale des bâtiments.

Son territoire d’action couvre 7 villes de la petite couronne alto-séquanaise : Boulogne-Billancourt, Chaville, Issy-les-Moulineaux, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville d’Avray, représentant environ 300 000 habitants.

L’équipe de l’ALE est à l’heure actuelle composée de 5 personnes :
 une directrice
 une assistante en charge de la communication
 une chargée de mission efficacité énergétique « pôle professionnels »
 un conseiller info énergie / chargé de mission « pôle particuliers »
 un apprenti conseiller info énergie

L’Agence Locale de l’Energie recrute son/sa Assistant/e en charge de l’administration et de la communication, dans le cadre d’un remplacement suite au départ programmé de l’actuelle Assistante.

Missions
 Placé sous l’autorité de la Directrice de l’ALE, l’assistant(e) assurera les missions suivantes :

ADMINISTRATION

Gestion financière et comptable (en lien étroit avec la Directrice)
 Suivi de la comptabilité de l’agence en lien avec la Directrice et l’expert-comptable de l’association
 Suivi du paiement des factures des différentes institutions et prestataires
 Suivi et réalisation la facturation de l’agence et du recouvrement
 Recherche des prestataires et réalise les achats
 Suivi administratif et financier des projets européens

Gestion des RH
 suivi des absences et congés des salariés de l’ALE
 préparation des éléments comptables de paie

Organisation et qualité de service
 Organisation et participation aux différents événements marquant la vie de l’association (Assemblées Générales, Conseil d’Administration, réunions du Bureau, Comité Scientifique etc.), rédaction des comptes-rendus en lien avec la Directrice, et diffusion.
 Organisation logistique des réunions et des déplacements de l’équipe et des élus de l’ALE (colloques, réunions, programme européen, échanges avec la Croatie…)
 Rédaction et l’envoi des courriers liés à la vie de l’association
 Accueil téléphonique
 Mailings (actualisation et enrichissement du fichier de contacts de l’ALE, préparation et gestion des mailings…)
 Gestion et animation du fonds documentaire

COMMUNICATION

Supports de présentation de l’ALE et de ses actions (brochures et flyers, calicots, panneaux d’exposition, etc.) :
 Suivi de la réalisation des supports
 Proposition d’actualisations pour ces supports
 Réalisation en interne de certains de ces supports (en fonction des qualifications de la personne retenue)

Site web
 Webmaster : actualisation du contenu du site en lien avec l’équipe (qui fournira des articles et informations), gestion technique du site existant (CMS : Drupal)
 Suivi de l’évolution potentielle du site

Newsletter et actions presse
 Elaboration de la newsletter, en collaboration avec l’équipe (qui fournira certains articles et autres informations)
 Diffusion de la newsletter
 Rédaction des articles du dossier de presse mensuel à destination des journaux municipaux, suivi des publications
 Réflexion sur l’élaboration d’un futur bulletin d’information

Événementiels
 Mise en œuvre des actions de promotion de l’ALE et de ses messages (évènementiels, salons, foires, etc.) : coordination, prise en charge de la logistique
 Organisation d’événementiels de sensibilisation du grand public ou des professionnels (visites de sites, ateliers techniques, cafés énergies, conférences…) : définition du contenu en lien avec l’équipe, et mise en œuvre opérationnelle (logistique, communication…)
 Réalisation du bilan de l’évènementiel

Compétences recherchées et expériences

 Maitrise totale des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint et éventuellement Access)
 De réelles capacités rédactionnelles
 Goût prononcé pour la communication de préférence affirmé par l’utilisation de logiciels spécifiques (Indesign et Photoshop)
 Des connaissances des gestionnaires de contenu web (Drupal ou autre) et du langage HTML seraient appréciées
 La connaissance des procédures de préparation comptable seraient un plus
 Très fort sens de l’organisation, réelle autonomie et sens de l’initiative
 Aptitude au travail en équipe
 Aisance relationnelle

Profil souhaité

L’assistant(e) recherché a un niveau BTS assistant de direction / assistant de gestion PME/PMI ou assistant de communication confirmé par une première expérience dans un poste analogue. Une première expérience professionnelle en milieu associatif sera particulièrement appréciée.

Lieu de travail
 Le poste est basé à Meudon (92).
 Le territoire d’action est celui de la Communauté d’agglomération Grand Paris Seine Ouest.
 Il pourra être demandé au titulaire quelques déplacements hors du territoire pour participer à des réunions de travail ou à des séminaires.

Date d’embauche 1er Avril 2010 Type de contrat CDI Modalités Faire acte de candidature avec lettre de motivation et CV avant le 15 février 2010 auprès de : Monsieur le Président Arc de Seine Energie 14, ruelle des Ménagères 92190 Meudon

Ou par courriel : contact@arcdeseine-energie.fr

Adresse e-mail de contact : contact@arcdeseine-energie.fr

Coordonnées
Arc de Seine Energie
14, ruelle des Ménagères
92190 Meudon
www.arcdeseine-energie.fr